Antalet möten som sker online ökar då allt fler väljer att jobba hemma, frilansa eller samarbeta med folk som sitter på annat håll. Men långt ifrån alla känner sig bekväma med att hålla eller delta i möten som sker framför en skärm. Så hur kan du göra för att styra upp bra och inkluderande videomöten? Vi ger dig sex enkla tips!
Är ni ett team som vanligtvis jobbar nära varandra kan det kännas ovant och rentav konstigt att ha videomöten. När man inte längre ser personernas kroppsspråk och ansiktsuttryck kan kommunikationen kännas stolpig. Faktorer som teknikstrul och dålig uppkoppling kan dessutom skapa onödiga missförstånd. Men nu låter det väl lite väl negativt? Ja, videomöten behöver verkligen inte vara något problem. Faktum är att bra distansmöten är viktiga för såväl gemenskapen som för arbetsmiljön. Flera som är vana vid formatet vittnar dessutom om att distansmöten är mer effektiva än den fysiska motsvarigheten.
Hur håller man då lyckade möten på distans, som är effektiva och där alla känner sig inkluderade? Allt som behövs är bara lite struktur. Varje möte tjänar på att ha en utsedd mötesledare som kan moderera samtalet. Mötesledaren ser till att alla får komma till tals och att agendan för mötet följs. En viktig sak att ha i åtanke är att vara lite extra trevlig mot alla – det kan vara svårt att tolka saker som till exempel sarkasm när du sitter bakom din skärm.
6 tips på hur du håller bra möten på distans
1 Inkludera alla!
I videomöten där flera personer deltar samtidigt flyter inte dialogen på samma sätt som i fysiska möten. Inkludera alla genom att ge utrymme till den som pratar! Fördela ordet till den som vill och tacka när det är dags för nästa person att ta vid.
2 Inled med småprat
Inled varje möte med en kort avstämning med alla som deltar, för att få alla att känna sig delaktiga från start. Det kan göra det enklare att prata senare, för de som är ovana vid möten på distans. Det kan även vara ett bra sätt att testa tekniken – att alla hör och hörs.
3 Ha en tydlig mötesstruktur
Ha en tydlig agenda och skicka ut den innan mötet så att alla får en chans att förbereda sig. Det gör mötet mer effektivt! Ge sedan ordet till en person i taget så undviker ni att prata i munnen på varandra och därmed missa väsentlig information.
4 Efterfråga tydliga svar
När man inte kan läsa av människors kroppsspråk är det viktigt med tydliga svar på frågor. Var hellre övertydlig med all kommunikation och be deltagarna att bekräfta att de förstått det du säger för att undvika missförstånd senare!
5 Dela dokument och chatta
Har ni planerat en workshop där deltagarna förväntas jobba under mötet? Då kan ni med fördel dela och jobba i samma dokument. Ha mötet igång i bakgrunden och stäm av med varandra längs vägen.
6 Använd mute-knappen
Tryck på mute så fort du inte pratar för att undvika att störa alla andra. Mikrofoner är känsliga och plockar upp mycket ljud, vilket lätt kan bli ett störningsmoment när andra pratar.
Källa: unionen.se
