Ställ inte in – kör digitalt!

Under första halvan av 2020 står de flesta företag i Sverige inför utmaningar de inte är vana vid att behöva hantera. På grund av risken för smittspridning av coronaviruset jobbar många hemifrån, evenemang och möten ställs in och affärsresor avbokas. 

I tider som dessa är det givetvis svårt att tänka positivt. Det gäller att påminna sig om att möjligheterna till att hitta kreativa lösningar på dessa problem aldrig har varit större än just nu, tack vare alla tekniska hjälpmedel!

Möten – inga problem

Det finns anledningar till att vi 2020 fortfarande har så många fysiska möten både internt och externt. Vi gillar att träffas, ta i hand och dricka kaffe. Det blir personligt och alla parter delar samma sinnesintryck. Med det sagt är de digitala alternativen inte fy skam. Du kan både se och höra den du pratar med i hög kvalitet, ni kan dela skärmar och presentationer och enkelt skicka över filer och dokument. Dessutom slipper ni restiden till externa möten! Det finns flera olika digitala verktyg ni kan använda och det är mycket troligt att ni redan använder ett system som stödjer videokonferenser:

• Google Meet – Om ni använder Gmail på företaget är detta det självklara valet eftersom appen redan är inbyggd och att ni enkelt kan skapa mötesinbjudningar via Google Calendar.

• Microsoft Teams – Använder ni Microsoft Office (Outlook) är Teams det smidigaste valet. I de senaste versionerna av Office 365 är Teams förinstallerat, men har ni en äldre version kan ni behöva installera programmet. Instruktioner hittar du här.

• Skype för företag – Skype kan enkelt installeras och anslutas för att du ska kunna samarbeta med dina kollegor. Kan användas för video- och konferenssamtal men även för att chatta med varandra. 

Kom ihåg – När du bjuder in till ett möte, glöm inte bort att lägga in länkar som gör det möjligt att ansluta till mötet online.

Webbinarium – prata inför en större publik

Har ni inbokade föreläsningar och seminarier med flera anmälda deltagare? Ställ inte in! Ta istället tillfället i akt och visa att ni är ett handlingskraftigt och flexibelt företag som kan anpassa sig i knepiga situationer. Anordna ett webbinarium i stället! Förutom att det blir en positiv överraskning för alla som trodde att evenemanget skulle ställas in har ni nu möjlighet att nå ut till många fler. I stället för ett maxtak på ett visst antal personer kan ni nu bjuda in hur många ni vill. Tänk på att bra ljud och bild är en förutsättning för det ska bli lyckat. Har ni inte förutsättningarna själva för att genomföra ett professionellt webbinarium? Boka in er i en streaming-studio som hjälper er med produktionen.

Tips! Är det ett frukostseminarium? Om ni har möjlighet, buda över frukost till deltagande företag!

Jobba hemifrån – effektivt

Eftersom många uppmanas eller väljer att arbeta hemifrån för att undvika smittspridning är det viktigt för företaget att skapa optimala förutsättningar för detta. Först och främst krävs det att alla anställda har tillgång till rätt utrustning och teknik, men det finns även andra viktiga saker att tänka på. 

• Utrustning – Påminn alla anställda att ta med dator och laddare hem från jobbet. Om någon ska vara hemma en längre tid kan det vara klokt att personen även får med sig en skärm, mus och tangentbord hem för att inte begränsas för mycket i arbetet.
  
  

• Tekniska lösningar – Om ni använder en VPN-lösning (Virtual private network) på företaget, se till att den mjukvaran är installerad och fungerar på alla datorer, samt att alla vet hur den används. VPN används för att skapa en säker förbindelse mellan två punkter, det kan exempelvis användas för att alla anställda ska kunna komma åt företagets interna nätverk.
  
  

• Dagliga avstämningar – Boka in fasta avstämningar med teamet varje dag för få en överblick av allas arbete.
  
  

• Raster är viktigt! Uppmana anställda att planera in fasta tider för lunch och raster för att skapa en så bra struktur som möjligt under dagen. Ett tips är att ta en fikapaus med en kollega, så kan ni över ett videosamtal prata och ta en kaffe tillsammans.
  
  

• Pepp och feedback – När ni jobbar hemma är det fortfarande viktigt att ni ser till att peppa varandra och ge varandra feedback, precis som ni hade gjort om ni hade varit på kontoret. Bara en sån enkel sak som att skicka en hälsning till teamet och fråga om någon behöver hjälp med något kan räcka.